Regulamin monitoring rozmów telefonicznych
10 lutego 2020
Załącznik
do zarządzenia nr 12/2019
Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Społecznej
w Lublińcu z dnia 19 listopada 2019 roku
REGULAMIN
NAGRYWANIA ROZMÓW TELEFONICZNYCH
W MIEJSKIM OŚRODKU POMOCY SPOŁECZNEJ
W LUBLIŃCU
- 1
Regulamin określa zasady nagrywania rozmów telefonicznych w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Lublińcu, zwanym dalej MOPS oraz sposób ich zabezpieczenia oraz udostępniania zgromadzonych treści.
- 2
Celem nagrywania rozmów telefonicznych jest podnoszenie standardów obsługi oraz bezpieczeństwo osób prowadzących rozmowę telefoniczną.
- 3
- Osoby wykonujące połączenia telefoniczne na numery telefonów objętych systemem nagrywania rozmów w MOPS są informowane o nagrywaniu rozmów poprzez komunikat odtwarzany automatycznie w oczekiwaniu na polaczenie.
- Treść komunikatu opisanego w ust.1 brzmi:
,,Dzień dobry, Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Lublińcu. W trosce o najwyższe standardy obsługi oraz bezpieczeństwo osób prowadzących wszystkie rozmowy telefoniczne są nagrywane. W przypadku braku zgody na nagrywanie rozmowy prosimy o zakończenie połączenia telefonicznego. Kontynuowanie rozmowy oznacza wyrażenie zgody na nagrywanie.
W oczekiwaniu na połączenie wysłuchacie Państwo krótkiej informacji dotyczącej przetwarzania danych osobowych. Uprzejmie informujemy, że administratorem Państwa danych osobowych jest Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Lublińcu. Szczegółowe informacje związane z rejestrowaniem rozmów telefonicznych są dostępne na stronie internetowej: http://mops.lubliniec.pl/.
- W przypadku wykonania połączenia wychodzącego odbiorca usłyszy komunikat „połączenie jest nagrywane”.
- Osoba, która nie wyraża zgody na nagrywanie, proszona jest o zakończenie polaczenia telefonicznego. Kontynuacja połączenia telefonicznego po wysłuchaniu komunikatu oznacza wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych.
- Obowiązek informacyjny (klauzula informacyjna), o którym mowa w art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE ((Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016 roku, str. 1), wypełnia się poprzez zamieszczenie klauzuli informacyjnej, stanowiącej załącznik nr 1 do regulaminu na stronie www.mops.lubliniec.pl oraz na tablicy ogłoszeń MOPS.
- 4
- Nagrywanie rozmów odbywa się całodobowo.
- Rejestracji i zapisowi podlegają rozmowy przychodzące i wychodzące.
- Awaria systemu rejestracji rozmów nie wpływa na możliwość połączenia się i rozmowy telefonicznej z pracownikiem MOPS.
- Każdy pracownik w tym nowo zatrudniany powinien zostać poinformowany o nagrywaniu rozmów. Wzór oświadczenia określa załącznik nr 2 do regulaminu.
- 5
Czas przechowywania nagrań z rozmów telefonicznych wynosi 12 miesięcy od dnia nagrania. W przypadku, w którym nagranie stanowi dowód w postepowaniu, termin ten ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po upływie tych okresów nagrania zawierające dane osobowe, podlegają zniszczeniu.
- 6
Administratorem danych osobowych zgromadzonych podczas rejestracji rozmów telefonicznych jest Miejski Ośrodek Pomocy społecznej w Lublińcu reprezentowany przez Dyrektora.
- 7
Dostęp do nagranych rozmów mają jedynie osoby upoważnione przez Administratora.
- 8
Zapisy rozmów telefonicznych mogą być udostępniane wyłącznie za zgodą Dyrektora MOPS upoważnionym podmiotom jeżeli obowiązek ich udostępnienia wynika z przepisów prawa w zakresie ich działania.
Załącznik nr 1
do Regulaminu nagrywania rozmów telefonicznych
w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Lublińcu
KLAUZULA INFORMACYJNA
DOTYCZĄCA PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH W SYSTEMUE NAGRYWANIA ROZMOW TELEFONICZNYCH
W MIEJSKIM OŚRODKU POMOCY SPOŁECZNEJ W LUBLIŃCU
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE) (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016, str. 1), zwanego dalej rozporządzeniem 2016/679 informuje, że:
- Administratorem Państwa danych osobowych jest Miejski Ośrodek Pomocy Społecznej w Lublińcu, ul. Oświęcimska 30; e-mail: sekretariat@mops.lubliniec.pl, 343562005.
- Dane kontaktowe inspektora ochrony danych: e-mail iod@mops.lubliniec.pl.
- Państwa dane osobowe przetwarzane będą w celu podnoszenia standardów obsługi oraz bezpieczeństwa osób prowadzących rozmowy telefoniczne.
- Podstawa prawna przetwarzania danych: art. 6 ust. 1 lit. a) rozporządzenia 2016/679- osoba, której dane dotyczą wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów opisanych powyżej.
„Zgoda" osoby, której dane dotyczą zgodnie z rozporządzeniem 2016/679 oznacza dobrowolne, konkretne, świadome i jednoznaczne okazanie woli, w formie oświadczenia lub wyraźnego działania potwierdzającego, przyzwalającego na przetwarzanie dotyczących jej danych osobowych.
- Kontynuacja połączenia telefonicznego po wysłuchaniu komunikatu oznacza wyraźne działanie potwierdzające zgodę na przetwarzanie danych osobowych.
- Odbiorcą Państwa danych osobowych mogą być inne podmioty upoważnione na podstawie przepisów prawa.
- Rozmowy przechowywane będą przez okres 12 miesięcy od dnia nagrania. W przypadku, w którym nagranie stanowi dowód w postepowaniu, termin ten ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po upływie tych okresów nagrania zawierające dane osobowe, podlegają zniszczeniu.
- Posiadają Państwo prawo: dostępu do treści swoich danych, ograniczenia przetwarzania. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, usunięcia danych.
- Na podstawie zebranych danych nie będą podejmowane zautomatyzowane decyzje, w tym Państwa dane nie będą podlegały profilowaniu.
- Mają Państwo prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają Państwo, że przetwarzanie danych osobowych dotyczących Państwa danych narusza przepisy rozporządzenia 2016/679.
- Podanie przez Panią/Pana danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne do przeprowadzenia rozmowy telefonicznej.